Une entreprise doit répondre aux attentes de ses clients à tous les niveaux. L’accueil est le premier lieu de contact humain, d’échange avec un(e) représentant(e) de l’entreprise. Il est donc judicieux de bien respecter tous les codes de communication si l’on ne veut pas se donner une mauvaise image.
Toutes les fonctions de l’accueil comptent
Voici pour rappel les fonctions de l’accueil d’entreprise :
- Informer
- Renseigner
- Diriger
- Aider
- Filtrer
- Réduire les temps d’attente
Ce sont des fonctions qui nécessitent un très bon sens commercial et de gestion du stress. On peut confier à une agence d’accueil en entreprise la gestion de ce poste stratégique, car il l’est. En effet, lorsque l’on accueille une personne, on doit savoir comment réagir face à elle, quelle que soit la raison de sa présence.
L’accueil en entreprise, c’est aussi les appels téléphoniques
Parler au téléphone est certainement ce qu’il y a de plus complexe dans la fonction d’accueil en entreprise. Tout ce qui n’est pas physique l’est d’ailleurs. En effet, la communication par mail s’avère elle aussi d’une très grande complexité. Une virgule mal placée suffit à rendre furieux un client. Au téléphone, c’est exactement la même chose, une hôtesse fatiguée, peut faire passer un message qui ne plaira pas. Une attention particulière est également portée à la prononciation, à l’élocution, et au sens grammatical. L’accueil téléphonique dans une entreprise ou physique est par conséquent un poste clé. Il ne faut jamais le négliger, même si c’est pour un remplacement provisoire ou ponctuel. Vous ne remplacerez pas votre responsable des ressources humaines par le responsable des achats ? Pour l’accueil, il en est de même, ce poste nécessite des compétences propres à la fonction. Savoir accueillir, dire bonjour, apporter les renseignements utiles, n’est pas quelque chose d’inné chez tout le monde. Cela reste un métier à part entière, des compétences sont nécessaires, entre autres l’écoute et l’analyse et la patience.
